2.2.1 BPR et rédaction des spécifications fonctionnelles

La rédaction du cahier des charges fonctionnel (nommé aussi « spécifications fonctionnelles ») passe par une analyse approfondie des processus de gestion de l’entreprise, des contraintes et des besoins.
La mise en place d'un ERP est bien souvent l'occasion de remettre à plat les règles de gestion de l'entreprise, de rechercher des sources d'économie, d'optimiser les règles de gestion.
On parle de BPR (Business Process Reengineering).
Sur certains projets, on a deux phases d’analyse :

Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus de vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des critères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et de restitution des données.

Cette phase d’analyse et de formalisation doit être faite en étroite collaboration avec des employés de l’entreprise cliente. Des groupes de travail sont organisés entre consultants et employés de l’entreprise cliente pour mettre à plat les processus de gestion. La mise en place d’un ERP est souvent l’occasion de redéfinir ou d’optimiser les processus de gestion existants. Le consultant apporte aussi son expertise produit pour conseiller son client.

Lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre ERP, des correspondances entre zones de données doivent être trouvées. La définition des interfaces va permettre aux développeurs/paramétreurs d’être opérationnels rapidement. Ils sauront exactement le type de données et le format des données à traiter ainsi que leur correspondance entre l’ancien et le nouveau système.