Les 10 erreurs qui coûtent le plus cher dans un projet ERP

Mettre en place un ERP représente souvent l'un des projets les plus ambitieux qu'une entreprise entreprenne au cours de son développement.

Le budget peut atteindre plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines de milliers d'euros. Des collaborateurs de nombreux services sont mobilisés pendant plusieurs mois. Les habitudes de travail évoluent, les processus sont revus et les données de toute l'entreprise sont progressivement centralisées.

Dans ces conditions, une erreur de décision peut coûter très cher.

La bonne nouvelle est que les causes des difficultés sont aujourd'hui bien connues. Les entreprises qui réussissent leur projet ERP ne sont pas nécessairement celles qui disposent du budget le plus important. Ce sont souvent celles qui évitent les erreurs les plus classiques.

Certaines paraissent anodines au départ. Quelques mois plus tard, elles deviennent pourtant responsables de retards, de dépassements budgétaires ou d'un rejet du nouvel outil par les utilisateurs.

La plupart des projets ERP ne se compliquent pas à cause du logiciel lui-même. Les difficultés apparaissent généralement bien avant son installation, au moment où les premières décisions sont prises.

Erreur n°1 : commencer le projet sans avoir défini des objectifs précis

Cette erreur est plus fréquente qu'on ne l'imagine.

Certaines entreprises décident d'acquérir un ERP parce que leurs outils actuels deviennent anciens ou parce qu'un concurrent vient d'en déployer un.

Ces raisons peuvent être compréhensibles, mais elles ne constituent pas des objectifs.

Avant même de comparer les solutions disponibles, il faut être capable de répondre à quelques questions simples :

Quels problèmes souhaite-t-on résoudre ?
Quels processus doivent être améliorés ?
Quels résultats attend-on dans un an ou dans cinq ans ?

Sans réponses précises, chaque intervenant développera sa propre vision du projet.

Le directeur financier souhaitera renforcer le contrôle des coûts.

Le responsable logistique cherchera avant tout à améliorer la gestion des stocks.

Le service commercial espérera disposer d'informations clients plus complètes.

Tous auront raison... mais le projet risque rapidement de perdre sa cohérence.

En pratique, cette réflexion ressemble beaucoup à celle menée lors d'une étude préalable. Avant d'investir dans une solution, il est indispensable de définir clairement les objectifs recherchés et les besoins réels de l'organisation.

Pour approfondir cette démarche, vous pouvez consulter notre dossier consacré aux objectifs d'une étude de marché, dont les principes de préparation sont largement transposables aux projets de transformation de l'entreprise.

Objectifs d'une étude de marché

Erreur n°2 : choisir l'ERP avant d'avoir analysé les processus existants

La tentation est grande de commencer par comparer les éditeurs.

Les démonstrations sont séduisantes.

Les plaquettes commerciales mettent en avant des centaines de fonctionnalités.

Pourtant, un ERP n'est jamais installé dans une entreprise "vide".

Chaque organisation possède déjà ses propres méthodes de travail.

Certaines sont efficaces.

D'autres se sont construites progressivement au fil des années.

Il arrive même que deux services traitent exactement la même information de deux manières différentes.

Installer un ERP sans avoir analysé cette réalité revient à construire une maison sans avoir étudié le terrain.

Les difficultés apparaîtront tôt ou tard.

Les meilleurs projets ERP commencent rarement par le logiciel. Ils commencent par une analyse approfondie des processus métier et des besoins des utilisateurs.

Erreur n°3 : vouloir tout personnaliser

C'est probablement l'erreur qui coûte le plus cher sur le long terme.

Au début du projet, chaque service demande quelques adaptations.

Une modification d'écran.

Un état supplémentaire.

Une règle de gestion particulière.

Isolément, chaque demande paraît raisonnable.

Additionnées les unes aux autres, elles finissent par transformer profondément le progiciel standard.

Les conséquences apparaissent ensuite lors des mises à jour.

Chaque nouvelle version de l'ERP nécessite de vérifier que les développements spécifiques restent compatibles.

Le coût de maintenance augmente progressivement.

L'entreprise devient dépendante de développements qu'elle est parfois la seule à utiliser.

Personnaliser un ERP n'est pas une erreur en soi. Certaines adaptations sont parfaitement justifiées. Le problème apparaît lorsque l'on cherche à reproduire exactement tous les anciens processus, sans se demander s'ils sont encore pertinents.

Erreur n°4 : négliger la qualité des données

Les utilisateurs pensent souvent que les difficultés commenceront après la mise en production.

En réalité, elles apparaissent bien avant.

Prenons un exemple.

Une même société existe trois fois dans la base clients.

Sous trois noms légèrement différents.

Avec trois adresses.

Et deux numéros de TVA.

Le nouvel ERP ne corrigera pas automatiquement ces incohérences.

Il les importera.

Le même phénomène concerne les références produits, les fournisseurs, les nomenclatures ou encore les stocks.

Plus la base de données est nettoyée avant la migration, plus le démarrage sera serein.

À l'inverse, repousser ce travail jusqu'à la fin du projet est presque toujours une mauvaise décision.

Erreur n°5 : considérer le projet comme un simple projet informatique

C'est sans doute l'une des plus grandes idées reçues.

Un projet ERP n'est pas seulement un changement de logiciel.

Il modifie parfois la manière de travailler de l'ensemble de l'entreprise.

Les circuits de validation évoluent.

Certaines tâches deviennent automatiques.

Les informations circulent différemment entre les services.

Autrement dit, il s'agit avant tout d'un projet de transformation de l'entreprise.

Lorsqu'il est piloté uniquement par la direction informatique, sans implication suffisante des métiers, un déséquilibre apparaît rapidement.

Les utilisateurs ont alors le sentiment qu'on leur impose un nouvel outil, plutôt qu'une nouvelle façon de travailler ensemble.

Erreur n°6 : sous-estimer la conduite du changement

Un ERP peut être parfaitement installé d'un point de vue technique et être pourtant considéré comme un échec.

Pourquoi ?

Parce que les utilisateurs ne l'adoptent pas.

Cette situation est plus fréquente qu'on ne le pense.

Prenons l'exemple d'un magasin dont les employés utilisent depuis dix ans le même logiciel de gestion des stocks. Les nouvelles procédures leur semblent plus longues, les écrans sont différents et certaines habitudes disparaissent.

Même si le nouvel ERP est objectivement meilleur, un sentiment de perte peut apparaître.

C'est pourquoi la communication, la formation et l'accompagnement des équipes sont aussi importants que le paramétrage du logiciel.

La réussite d'un projet ERP dépend autant des personnes que de la technologie. Un utilisateur convaincu trouvera rapidement ses repères. Un utilisateur laissé seul développera souvent des méthodes de contournement.

Erreur n°7 : vouloir aller trop vite

Les directions souhaitent naturellement obtenir des résultats rapidement.

Cette volonté est compréhensible.

En revanche, réduire artificiellement certaines phases du projet finit souvent par produire l'effet inverse.

Les ateliers fonctionnels sont écourtés.

Les tests sont réduits.

La recette est réalisée dans l'urgence.

Quelques semaines gagnées au départ peuvent ensuite se transformer en plusieurs mois de corrections après la mise en production.

Dans les projets ERP, le temps investi en préparation est rarement du temps perdu.

Erreur n°8 : négliger les tests

Les tests sont parfois considérés comme une formalité.

Ils constituent pourtant le dernier filet de sécurité avant que l'ensemble de l'entreprise commence à utiliser le nouvel ERP.

Chaque scénario important mérite d'être vérifié.

Une commande.

Une facture.

Une réception fournisseur.

Une clôture comptable.

Une sortie de stock.

L'objectif n'est pas seulement de vérifier que le logiciel fonctionne.

Il s'agit aussi de s'assurer que les utilisateurs retrouvent les informations dont ils auront besoin dans leur travail quotidien.

Erreur n°9 : oublier que le projet continue après la mise en production

La mise en production marque une étape importante.

Elle ne constitue pas la fin du projet.

Les premières semaines permettent souvent d'identifier de nouveaux besoins.

Certaines procédures doivent être ajustées.

Quelques développements complémentaires deviennent parfois nécessaires.

Les équipes gagnent progressivement en expérience et découvrent de nouvelles possibilités offertes par l'ERP.

Les entreprises qui considèrent cette période comme une phase normale d'amélioration continue obtiennent généralement de meilleurs résultats que celles qui estiment le projet définitivement terminé le jour du démarrage.

Erreur n°10 : mesurer uniquement le coût du projet

Le coût d'un ERP est souvent connu dès le lancement.

Son retour sur investissement, lui, est beaucoup plus difficile à apprécier.

Certaines économies apparaissent rapidement.

D'autres mettent plusieurs années avant de devenir visibles.

Par exemple :

la diminution des doubles saisies ;
la réduction des erreurs de stock ;
un meilleur suivi des commandes ;
des clôtures comptables plus rapides ;
une meilleure qualité des indicateurs de pilotage.

Ces bénéfices sont parfois plus importants que les économies directement mesurables.

Un ERP représente avant tout un investissement dans l'organisation de l'entreprise. Sa valeur se mesure autant par la qualité des décisions qu'il permet de prendre que par les gains financiers immédiatement visibles.

Les dix erreurs en un coup d'œil

En résumé

Les projets ERP les plus performants ne sont pas ceux qui disposent du plus grand budget ni ceux qui utilisent le logiciel le plus connu.

Ce sont ceux qui prennent le temps de préparer le projet, d'écouter les utilisateurs, de clarifier les objectifs et d'accompagner le changement jusqu'au bout.

La plupart des erreurs présentées dans cet article sont parfaitement évitables.

Elles ont un point commun : elles apparaissent bien avant la première connexion au nouvel ERP.

Les anticiper permet souvent d'économiser des mois de travail... et parfois plusieurs dizaines de milliers d'euros.

Pour aller plus loin

Pour approfondir le sujet, nous vous recommandons également la lecture des dossiers suivants :

FAQ

Toutes les entreprises rencontrent-elles des difficultés lors d'un projet ERP ?

Presque tous les projets rencontrent des imprévus. La différence se situe dans la manière dont ils sont anticipés et résolus. Une bonne préparation permet de limiter fortement leur impact.

Un ERP standard suffit-il dans la plupart des cas ?

Oui, dans de nombreux projets. Les développements spécifiques doivent rester l'exception et répondre à un véritable besoin métier.

Quelle est l'erreur la plus coûteuse ?

Il est difficile d'en désigner une seule. Toutefois, commencer un projet sans objectifs clairement définis est souvent à l'origine de nombreuses autres difficultés rencontrées par la suite.